V souladu s podmínkami výzvy jsme stanovili cíle předkládaného projektu, zlepšit kvalitu řízení a managementu na MÚ v Moravské Třebové a zefektivnit rozvoj našich zaměstnanců. Jeho součástí byla také definice nové komunikační strategie v návaznosti na průzkum spokojenosti občanů, sledující větší otevřenost a vstřícnost úřadu směrem k veřejnosti.

Do projektu jsme zapojili všech 76 zaměstnanců úřadu a 10 zastupitelů, kteří tvořili cílové skupiny projektu.

Cílů stanovených výzvou jsme dosáhli realizací uvedených projektových aktivit, které vycházely z výsledků systémového auditu, provedeného v úvodní fázi projektu jako vstupní krok pro veškeré navazující činnosti:

1. Implementace principů projektového řízení do praxe úřadu.
2. Implementace procesního řízení do praxe úřadu.
3. Tvorba a realizace systémových opatření vedoucích k zefektivnění řízení lidských zdrojů.
4. Implementace metod, postupů a dobré praxe v oblasti finančního řízení, řízení ekonomiky v období finanční krize, předcházení či eliminace dopadů finanční krize.
5. Vzdělávání zaměstnanců.
6. Tvorba a zavedení systémových změn vedoucích k vyšší transparentnosti a otevřenosti úřadu samosprávy (good governance).

Aktivity jsme realizovali za účasti externího dodavatele, který byl vybrán na základě výběrového řízení, rozhodujícím faktorem byla kvalita poskytovaných služeb a zkušenosti dodavatele. Dodavatel průběžně komunikoval se členy realizačního týmu a zajistil tak maximální kvalitu a efektivitu všech výstupů projektu.

Projekt probíhal po dobu 27 měsíců (od března 2013 do května 2015), rozsah aktivit a jejich harmonogram byl pečlivě připraven ve spolupráci se zaměstnanci úřadu tak, aby jeho realizace nezatížila běžnou činnost našich zaměstnanců a nedocházelo tak ke zbytečným komplikacím. Projektový tým byl sestaven z našich nejzkušenějších pracovníků s potřebnou kvalifikací a přirozeným respektem ze strany zaměstnanců. Celý koncept projektu jsme důsledně zvažovali a následnou administraci jsme úspěšně zvládli.

Informace o zahájení a průběhu realizace projektu:

1. monitorovací zpráva
2. monitorovací zpráva
3. monitorovací zpráva
4. monitorovací zpráva
5. monitorovací zpráva
6. monitorovací zpráva (závěrečná)

Výstupy k aktivitám projektu:

Pravidla řízení projektu 89

Aktivita 01 – Zahájení – Systémový audit, organizační podpora projektu

Vstupní analýza

Aktivita 02 – Implementace principů projektového řízení do praxe úřadu

Analýza projektového řízení
Směrnice Projektové řízení v rámci MÚ
Manuál projektového manažera_příloha č. 1 směrnice
Manuál projektového manažera_příloha č. 2 směrnice
Manuál projektového manažera_příloha č. 3 směrnice
Manuál projektového manažera_příloha č. 4 směrnice
Manuál projektového manažera_příloha č. 5 směrnice

Aktivita 03 – Implementace procesního řízení do praxe úřadu

Analýza systému procesního řízení_final
Mapa procesů
Popis vybraných procesů
Návrh optimalizace procesů MU
KPI ukazatele a nastavení jejich vyhodnocování
Metodika zefektivňování procesů

Aktivita 04 – Tvorba a realizace systémových opatření vedoucích k zefektivnění řízení lidských zdrojů

Analýza systému řízení lidských zdrojů
Systém hodnocení – SWOT analýza systému hodnocení
Manuál hodnotitele
Kompetenční model
Systém hodnocení
Standard personalistiky

Aktivita 05 – Implementace metod, postupů a dobré praxe v oblasti finančního řízením řízení ekonomiky v období finanční krize, předcházení či eliminace dopadů finanční krize

Nastavení ukazatelů rozpočtů a pravidel řízení finančního zdraví města včetně definovaných KPI
aktualizace Analýza financí obce 03–2015
Rozpočtový výhled se SWOT 03–2015

Aktivita 07 – Tvorba a zavedení systémových změn vedoucích k vyšší transparentnosti a otevřenosti úřadu samosprávy (good governance)

Vstupní analýza a průzkum spokojenosti občanů
Akční plán komunikanční strategie
Komunikační strategie